從會務管理看責任心與細節之美

    領導文秘

    作者：梁貝妮

    會議是各級黨政機關部署工作的重要手段，會務工作的質量與水平直接影響到決策及其落實的質量和水平。而作為黨政機關的秘書，最常處理的工作除了撰寫文字材料外，大概就是負責會務工作了。任何會議不管大中小型，無一不反映出籌辦者的責任心和處理細節的能力，好的會務組織與服務，讓與會者有如沐春風之感；反之，輕則令與會者備感不便，抱怨良多，重則影響會議的質量，給與會者留下負麵印象，造成不良影響。

    如果從內外角度來劃分，單位內部的公務會議相對來說更多一些，時效性也更強。這就要求會務籌備者必須具備良好的前瞻意識和大局觀，能提前做好部署和安排，更細致一些的會務籌備者甚至會實地走訪考察，力求每一個安排與接待細節完美。筆者接觸過的一位辦公室主任，在行業內部以高層領導為主的一次研討會安排上，就特別能夠彰顯其思慮周密。考慮到研討會的時長和耗費腦力以及主要領導以女性為主，這位主任在前一天晚上開始準備水果和果盤，選購的水果以體型小和便於食用為主，輔之以茶葉，果盤挑選相對精致的玻璃托盤，大小不等，在環形會議桌上可以分散分布，更方便與會者取用。結果在第二天的研討會上，水果受到空前歡迎，愉悅的心情更加有助於研討會任務的完成。

    相反的“慘痛”案例也不少，同樣是單位內部一次中層會議，要求所有的中層領導幹部進行封閉式述職報告。負責這次工作安排的另外一位主任將工作報告撰寫主題按照慣例發送至各位中層幹部，卻忽略了請示新上任的單位主要負責領導，結果新領導在看到報告主題後要求更改述職主題，這位主任隻好在會議前一天連夜通知大家修改述職報告的匯報主題，眾人諸多抱怨。第二天下午兩點，與會者們按照原定通知在單位門口集合，準備乘大巴前往會議地開會，由於大巴車遲到，結果所有與會者在夏日驕陽下足足等了二十分鍾。到了會議場地才發現空調出了問題，而當天的會議進程一直持續了三個半小時。結果可想而知，新任領導主持的第一次述職大會，以諸多參與者的匆忙準備和抱怨結束。據悉當事人已經調離工作崗位，換到其他部門，理由是不能勝任現有工作。