對主張檔案業務外包的反思

    業務研究

    作者：毛靈芳

    摘 要：近年來，檔案領域引入業務外包，學者們對檔案業務外包進行了探討，以支持為主。但就目前我國實際而言，除已開放檔案的數字化業務外，其餘檔案業務不宜大力外包。從內部看，檔案業務外包存在安全隱患，不利於檔案部門業務開展和隊伍建設，同時，是否節約費用有待商榷；從外部看，檔案業務外包市場不夠規範，外包機構不夠成熟，從業人員水平不夠理想。

    關鍵詞：檔案；檔案業務；業務外包

    1 理論研究及實踐現狀簡析

    在理論上，學者們對檔案業務外包的可行性、存在問題、改進措施等方麵進行了研究。社會信息化要求的促使、檔案部門信息技術和資金的短缺、人力資源的匱乏、檔案業務的繁重以及提高工作效率的需要等均是目前學者們提出支持業務外包的主要原因。通過選擇可靠檔案中介機構、健全檔案業務外包法規、加強監督與管理、發展檔案中介機構等方法來解決安全無保障、法製不健全、市場不完善、機構不成熟等問題。

    在實踐上，主要問題是檔案業務外包內容過於寬泛。企業外包業務主要有檔案的保護、數字化、日常使用、後勤、人員培訓、檔案管理現代化建設等。高校主要以檔案數字化業務為主。黨政機關外包業務越來越多涉及檔案的整理與維護、信息化建設、開發、後勤管理和檔案人員培訓等。[1]實際上，檔案業務外包是隨著檔案館數字化建設而產生，但業務範圍不斷擴大，不可避免地出現檔案部門將所有業務拿出來外包的問題。

    2 檔案業務外包的弊端分析

    2.1 從內部看，業務外包不利於檔案事業的發展

    2.1.1 安全性不高，保密問題令人擔憂。首先，從依法治檔的角度看，檔案業務外包有悖於《中華人民共和國保守國家機密法》，尤其是黨政機關、國有企業和高校。該法規定“國家秘密的知悉範圍，應當根據工作需要限定在最小範圍”。[2]然而，檔案業務外包使得非本單位人員有可能接觸到本單位產生和保管的國家秘密，知悉範圍無形中不斷擴大。其次，檔案信息的外泄問題不容忽視。一般而言，數字化保存並備份的檔案相當重要，尤其是黨政機關的涉密檔案，企事業單位涉及專利申請、產品研發的檔案等。在外包過程中，由於接觸人員的複雜性和不確定性，僅靠雙方簽署的安全協議來確保檔案信息的保密性恐怕很難實現。最後，檔案部門信息係統安全值得關注。目前，檔案業務外包集中於信息係統的開發、運行和維護上，外包從業人員一般被授予訪問檔案部門信息係統的權限。如果權限的管理與控製措施不夠及時和嚴格，訪問者可使用外部計算機侵入其服務器和數據庫，造成病毒傳入、非法複製和惡意攻擊內部係統等一係列安全問題。

    2.1.2 不利於檔案部門業務的開展。檔案工作的連續性和係統性較強，從文件的歸檔到檔案的整理和利用都環環相扣，既要求工作者了解各卷宗檔案的外部特征，又要掌握其內在聯係。外包從業人員因不了解檔案內容而隻能進行形式上的編排，難以充分體現內容上的有機聯係。同時，檔案工作者因未直接參與檔案數字化而不能全麵掌握數字化的過程和結果，尤其是重要數據庫的詳細內容，導致後期的檔案工作，如數據庫的整理、數字化信息的二次開發以及檔案的編研和利用等難以順利高效地開展。[3]所以，即便是已開放檔案的數字化工作也不能完全放手於外包機構，有必要加強檔案部門工作人員的適當參與和有效監督。

    2.1.3 不利於檔案工作者的進步。目前，檔案隊伍中檔案和計算機的專業人才為數不多，整體的知識水平和業務能力有待提高。但是，正因如此更應該加快檔案隊伍建設，以適應信息時代的檔案工作。業務外包雖然在一定程度上緩解了檔案工作者在知識和技術上的緊張狀態，但同時也使其失去了知識更新和技能提高的機會，削弱了其學習能力和創新能力，阻礙了新技術和日常業務的有機結合。長此以往，將嚴重阻礙檔案工作者的進步和檔案隊伍的建設，也在一定程度上限製了檔案工作的有效開展和檔案事業的長遠發展。

    2.1.4 是否節約費用有待商榷。有學者認為，單位產生的檔案數量較少，從管理成本上看並不經濟，為減少資源消耗，故選擇檔案中介機構代為管理。[4]可是，既然管理量不大，無需消耗過多的人、財、物，那，資源合理調配基本可以解決問題，何必高額外包呢？另有學者提出，部分基層檔案館為達標升級，因人員、設備和技術不具備，不得不花一定數量的費用將檔案數字化業務外包，實屬無奈之舉。[5]試問，在目前外包收費較高的情況下，對檔案部門而言，數字化外包是否真正降低成本呢？也許，目前看似如此，但從長遠看，把有限的資金大量地投入外包上，是否會增加檔案部門的運行成本和數字檔案館的建設成本，有待商榷。[6]

    2.2 從外部看，檔案業務外包不合時宜