論高校檔案數字化外包幾個階段的關節點

    業務研究

    作者：卞鹹傑

    摘 要：高校檔案數字化選擇外包形式是最佳的形式，但要正確把握調研、招標、過程管理和驗收幾個階段要注意的事項，才能保證高校檔案數字化建設的順利進行。

    關鍵詞：高校檔案；檔案數字化；外包

    進入21世紀以來，我國各級政府、企業、事業單位的檔案信息化意識得到大力加強，其中就包括對浩如煙海的實體檔案進行數字化，以提供準確、快速、實時的網絡化信息服務。就高校而言，受人力、設備等條件的限製，選擇外包方式完成檔案數字化是一種選擇，但要注意把握幾個階段的關節點，才能保證檔案數字化建設的順利進行。

    1 調研階段

    1.1 高校檔案數字化外包前，要明確檔案數字化的形式、經費、範圍

    1.1.1 數字化形式。檔案數字化的形式主要有兩種，一種是檔案館組織人員對檔案進行數字化，一種是外包。前者涉及的檔案數量不多，或自身數字化力量強大，不需要外包。後者主要是檔案數字化的數量較多，難度較大，自身力量不足等。如果外包，就牽涉到經費、招標、與外包單位的對接等一係列需要協調解決的問題。

    1.1.2 數字化經費。在高校檔案數字化前期準備工作中，要根據學校下達的經費來選擇檔案數字化的形式和範圍。選擇檔案數字化外包，要充分考慮是否包括檔案管理軟件、設備和數字化經費等，其中，檔案管理軟件是沿用原來的還是重新購置（或自行開發），設備是否購掃描儀、電腦等，都需要事先明確。

    1.1.3 數字化範圍。在高校館（室）藏檔案中，哪些類別的檔案要數字化？哪些保管期限的檔案要數字化？這些都要在檔案數字化外包前確定。一般情況下，具有長期（或30年）及其以上保管期限的檔案要進行數字化。但要根據高校檔案的保存和利用等實際情況而定，如有些高校在經費允許的情況下，所有檔案都可以進行數字化。有些高校受經費限製隻能將利用率高且具有長期（或30年）及其以上保管期限的檔案進行數字化。

    1.2 確定外包要對檔案數字化公司進行資質、業績等方麵調研

    1.2.1 資質調研。檔案數字化公司的資質調研要考察其是否具備“四個專業化”，第一，是否具有專業的檔案數字化加工處理團隊；第二，是否具有專業的文檔、圖紙、書刊掃描設備；第三，是否具有專業的數字化加工業務管理係統；第四，是否具有專業的質量標準、現場管理、安全保密等項目管理體係。

    1.2.2 業績調研。重點考察檔案數字化公司是否具有檔案數字化加工的經驗和業績。由於高校檔案的類別較多，各個類別的檔案數字化都能滿足標的要求並不是每個檔案數字化公司都能做到的。業績的要求就成為調研考察的重要內容，缺少高校檔案數字化業績會影響高校檔案數字化的質量和效率。

    1.3 調研的方式

    1.3.1 實地調研。高校檔案館應會同校內相關部門組成考察組進行實地調研考察。考察的對象主要有兩個方麵，一是正在進行檔案數字化的高校，主要考察數字化公司對項目的執行力；二是已經完成檔案數字化的高校，主要考察檔案數字化中標單位、檔案數字化質量和運行狀態等，以此來提高招標階段的判斷能力。

    1.3.2 通訊調研。除了實地調研外，還可以通過網絡、電話、信函、QQ等通訊形式進行調研。一是通過上述途徑調研有哪些檔案數字化公司；二是對一些有影響、實力較強的檔案數字化公司的業績進行調研。通訊調研的好處是調研成本低，調研的範圍大，選擇的調研路徑寬，但缺少感性認識，直觀感不強。

    2 招標階段

    2.1 選擇招標方式

    2.1.1 公開招標。在高校校園網、校報或其他媒體上刊登檔案數字化招標公告，邀請不特定的檔案數字化公司投標。這種競爭性招標，能夠吸引眾多檔案數字化公司參加競爭，高校從中擇優選擇中標單位的餘地比較大。缺點是由於高校校園網、校報的覆蓋麵不大，會出現流標，即投標的檔案數字化公司過少導致無法開標。

    2.1.2 邀請招標。在前期調研的基礎上，高校選擇一定數量的檔案數字化公司，向其發出投標邀請，由被邀請的檔案數字化公司參加有限競爭投標，高校對其進行資格預審後再從中比質比價選定中標者。這種招標形式的特點是參與投標的檔案數字化公司數量有限，但能夠保證檔案數字化招標工作的順利進行。

    2.1.3 談判招標。高校物色一至多家檔案數字化公司來直接協商談判的這種非公開、非競爭性招標或稱指定性招標方式，適用於檔案數字化數量不大、工期較緊、專業性強的檔案數字化工程。其優點是可以節省時間，容易達成協議，迅速展開檔案數字化工作；缺點是無法獲得有競爭力的報價。

    2.2 確定招標範圍

    2.2.1 整體招標。作為檔案數字化建設係統工程，購買硬件（電腦、服務器）、檔案掃描加工、購買檔案管理軟件、建立檔案網站等都屬於檔案數字化建設範圍。整體招標即對上述所有項目或幾個項目進行組合招標，這能解決檔案數字化公司與軟件供應商就數據掛接和利用等相互“扯皮”的現象。

    2.2.2 單體招標。對硬件齊全、軟件功能強大的高校，不必整體招標，隻要對硬件（電腦、服務器）、掃描加工、管理軟件、網站等進行分段招標，其中的檔案掃描加工必須進行單獨招標。

    2.3 起草招標文件

    2.3.1 招標內容及要求。要明確館藏檔案數字化建設內容及工作量，對提供檔案管理軟件、硬件（電腦、服務器）、檔案掃描加工、目錄數據錄入、數據掛接、數據刻錄光盤等招標的範圍要界定清晰；對檔案數字化加工的圖像掃描、分類、檢索的要求均需符合《紙質檔案數字化技術規範》（DA/T31-2005）等相關要求；對檔案管理軟件的招標要求要達到與OA係統無縫銜接的接口功能等。

    2.3.2 提供資質材料。資質材料主要包括投標人的營業執照副本複印件、稅務登記證副本複印件（加蓋投標人公章），投標人承接的地、市級國家檔案館、高校以及大型企業檔案數字化加工的單份合同原件等。

    2.3.3 投標報價。報價應為完成招標項目範圍內的檔案數字化建設全部費用。屬於整體招標的要注明總投標價、分塊投標價和免費項目。在掃描加工方麵，不同型號的紙張、照片、圖紙、報紙的價格是否有區別？實物與錄像帶、錄音帶的數字化如何報價？數據錄入、掛接、刻錄光盤是否包含在報價範圍內？等等。

    2.3.4 工期要求與付款方式。檔案數字化招標範圍內的各項內容要求自合同簽訂之日起的工作日內要注明是否包含節假日在內。付款的階段、比例、保證金都要在合同中明確。

    2.4 評標與定標

    2.4.1 組成評標小組。高校招標辦要組織審計、檔案館、現代信息中心等部門的專家組成評標小組進行評標，也可以通過地方招標辦抽調其他單位的檔案數字化專家參加評標，同時邀請高校紀委派人現場監督。

    2.4.2 確定評分辦法。檔案數字化評分辦法應包括評分內容、指標、得分標準等項目。評標時，評標小組有權要求投標人對其投標文件進行書麵澄清、說明，投標人應派授權代表按通知的時間、地點接受詢標。

    2.4.3 簽訂合同。高校要與中標的檔案數字化公司簽訂合同，明確雙方的權責，商定合同爭議的解決措施、標的技術要求和驗收標準等。合同簽訂前，雙方需共同審閱，仔細研讀每一個條款，必要時請律師把關。