檔案工作“包外”與“外包”現象分析與思考

    業務研究

    作者：王建珍

    1 “包外”與“外包”現象

    所謂“包外”現象，是指在對外的檔案業務指導工作中全程包辦（幹）的現象。在檔案業務指導工作中常有這樣的情況：檔案業務指導人員到被指導單位替他們整理檔案，從分類到編目直到完全整理完畢。尤其是在村級建檔工作中，這種現象更嚴重。有些村沒有檔案人員，隻是開個會，通知村幹部把各自保存的文件材料集中起來，由檔案業務指導人員現場整理。還有的村工作場地都不安排，遇到這種情況，隻有把收集起來的文件材料拉回到檔案局分類、整理，直至打印好目錄，裝到檔案盒內，然後通知他們拉走，並由檔案業務指導人員再排列裝入櫃中。

    所謂“外包”現象，是指在檔案數字化工作中，將諸如目錄輸入、原文掃描等工作通過公開招標的方式對外承包的現象。也就是由於某種條件限製使檔案部門自身無法完成檔案數字化加工工作，隻有對外承包，由中標方派人來本單位進行輸入目錄、原文掃描等，檔案部門則隻管監督檢查。

    2 兩種現象的利與弊

    “包外”的利：一是對一些檔案工作不重視、無人管的單位，主動包辦整理，整理出的檔案便於查找，有可能贏得他們的肯定，促使其對檔案工作逐步重視起來。二是幫助基層單位整理檔案，速度快、質量高，便於迎接檢查和提供利用。弊：一是導致基層檔案員責任心不強和產生依賴性，難以提高其檔案工作技能，並誤認為整理檔案是檔案局的責任。二是易使檔案部門與立檔單位之間互相推諉，一些單位會認為：都是由檔案局的業務指導人員整理的，日後查找不到與他們無關，使他們更有推諉說辭。