機關檔案工作的有效組織與管理

    業務研究

    作者：劉子芳　劉沛江

    筆者就如何有效地組織管理好機關檔案工作談點個人看法，以求教於檔案界同仁。

    1 明職責

    機關檔案工作是機關行政管理的一個組成部分，其職責與任務確立，必須按照依法依規原則來明確。

    1.1 法定職責與任務的一般性規定。法定職責與任務的一般性規定，是指檔案法律法規和規章中有關機關檔案工作的原則性規定。這些一般性規定，是對機關檔案工作職責與任務的最基本要求，是各機關檔案工作必須執行的一般性要求。

    1.2 法定職責與任務的特殊性規定。是指專業法律法規和專業規章中對係統內、專業內機關檔案工作的一些原則性規定。是對係統內、專業內機關檔案工作職責與任務的特殊性要求，也是係統內、專業內各機關檔案工作必須執行的特殊性要求。

    1.3 職責與任務的行政性規定。職責與任務的行政性規定，是指國家檔案行政主管部門和上級業務、行業主管機關對機關檔案工作職責與任務的具體要求。這些要求相對於法律法規和規章來說，對機關檔案工作的規定性要求更具體，更符合本機關和本行業檔案工作的實際情況。

    對於一個機關來說，在確定本機關檔案工作的職責與任務時，要充分了解上述三方麵規定。原則上係統內、專業內無行政性規定的，以法律法規和規章中一般性和特殊性規定為準。係統內、專業內有行政性規定的，原則上以行政性規定為準，因為這些專業、行業的行政性規定更符合係統內、專業內機關檔案工作實際，更具有針對性。但鑒於有些行政性規定形成時間的原因，難免會產生行政性規定滯後於法律法規和規章一般性、特殊性規定的情況，這就需要在行政性規定的基礎上，以法律法規和規章的一般性、特殊性規定作補充，來完善本機關檔案工作的職責和任務。當行政性規定與法律法規和規章的一般性、特殊性規定相衝突時，應當請示上級業務主管和行業主管機關給予答複，上級業務主管和行業主管機關無答複的，應以法律法規和規章的一般性、特殊性規定為準。

    2 立機製

    按照《檔案法》、《機關檔案工作條例》有關規定精神，機關檔案工作應實行統一集中管理機製，即在一個機關內，對其內部機構及其所屬單位的檔案工作實行統一管理，對機關各類載體的檔案實行集中管理。統一集中管理機製包含四個方麵的含義：

    2.1 統一管理網絡。就是在一個機關內形成對檔案工作實行統一領導、統一管理機構的有效管理格局。實行統一領導，就是機關內要明確一位領導統一主管機關檔案工作，並在此基礎上，組建機關檔案工作領導小組，統籌機關檔案工作發展規劃和任務；解決檔案工作所需的人、財、物等實際問題；協調機關內部各部門和所屬單位的檔案工作。統一管理機構，就是機關內要建立統一的檔案管理機構——機關綜合檔案室，明確其職責和任務，防止機關內檔案工作機構重疊，工作各自為政情況的發生。

    2.2 統一管理製度。製度是管理機製有效運行的保障，沒有統一的管理製度，再好的管理機製也很難有效地運行，可見，統一的檔案管理製度對機製的運行是多的重要。具體到一個機關來說，就是由機關綜合檔案室根據檔案法律法規、行政規章和黨的方針、政策，製定統一的檔案管理規章製度，以機關正式文件形式發布，供機關內設機構和所屬單位執行。

    2.3 統一監督指導。對機關內部和所屬單位檔案工作進行監督指導，是《檔案法》賦予機關檔案部門的職責，是必須履行的職責。隻有認真履行監督指導職責，才能夠實現對機關檔案工作的有效組織和管理。

    2.4 集中統一管理全部檔案。對機關形成的全部檔案實行集中統一管理，是《檔案法》、《機關檔案工作條例》對機關檔案工作的最基本要求，也是有效組織和管理機關檔案工作，充分發揮機關檔案作用的自身內在需求。因此，對於一個機關，無論產生形成多少門類和載體的檔案，都應按照要求由機關綜合檔案室實行集中統一管理。

    要有效地組織和管理好機關檔案工作，就必須有強有力的組織管理和協調機製，來保證機關檔案工作各項職責與任務的有效實施。實踐證明，如果沒有一個強有力的組織管理和協調機製，僅靠機關檔案部門和檔案員自身的努力，是做不好機關檔案工作的，也很難實現對機關檔案工作的有效組織和管理。

    3 建機構