醫院電子照片檔案結構與現代化管理

    工作園地

    作者：張毅

    隨著電子檔案的劇增，使得現有的醫院的電子照片檔案管理技術麵臨著新的挑戰，也提出新的要求。

    1 電子照片檔案的結構

    根據電子照片檔案的特點，電子照片檔案的結構主要分實體結構和邏輯結構。

    1.1 電子照片檔案的實體結構。這所講的電子檔案實體結構不是某份檔案的實體結構，而是普遍意義上的電子檔案實體結構。電子檔案的載體可以是計算機固定硬盤、光盤、移動硬盤等材料。而且，電子檔案的物質實體具有雙重構成，一是電子文件的實體排列，一是電子文件之間曆史聯係的記錄。電子檔案結構實體主要由電子檔案信息、電子檔案信息符號以及電子檔案信息符號的載體要素構成。任何一份電子照片都有形成的特定背景或事件，電子照片形成後，在將它整理歸檔時，都有附以其背景或事件的介紹。如果電子文件的背景信息跟電子文件內容信息經常被分離，一旦電子文件背景信息丟失，就會直接影響到電子文件信息的憑證作用或價值。

    1.2 電子照片檔案的邏輯結構。電子照片檔案不是雜亂無章，毫無關係地堆積在一起的，它一定會有某種具體的結構，使其同時表現為一種特定知識的處理係統。現在，在電子檔案邏輯結構的理論中，主要有兩個要素，為“內容信息”和“曆史聯係”。內容信息是指因一些事件、通過一定的標誌和記錄在一定的載體上，經過有目的挑選後，被傳遞和被利用者接受的信息。如果將其再濃縮得小一些，則可以簡單地稱為一個“知識單元”。內容信息（知識單元）是電子檔案邏輯結構的中心。曆史聯係是指電子照片檔案中各個固定的、獨立的、不全麵的知識單元之間的關係。電子檔案之所以不是雜亂無章的而又有一定的係統結構，其實質就是指其在邏輯結構中的曆史聯係將知識單元連接在一起，使它們相互支持，相互保障。

    在醫院的發展曆史中，同一背景產生電子照片的內容信息根據不同的整理原則，會呈現出不同的曆史聯係。即內容是相同的，但處在不同的曆史聯係中則位置不同。反之，同一內容放在不同位置，它們所表現出來的曆史聯係也就自然不同了。比如，醫院的周年慶電子照片，它所產生的背景事件是醫院周年慶典，在整理歸檔時，放在當年檔案中，是當年活動之一，而放在醫院發展曆程中，則是醫院一個階段的顯現。