淺析企業檔案管理模式的發展方向

    智庫

    作者：李丹

    摘 要：在企業管理中，檔案管理是一個很重要的組成部分。隨著市場經濟的不斷深入和信息化社會的迅速發展，傳統的企業檔案管理模式也必然發生相應的變化，尤其是“信息化”必將是新形勢下檔案管理的一個重要的發展方向。本文就對企業檔案管理模式的信息化發展方向加以分析，並討論如何加快這一進程。

    關鍵詞：企業檔案管理 發展方向 信息化 措施

    企業的檔案包括企業以及個人在社會活動直接產生的具有保存價值和意義的文字，圖象以及錄音等各種形式載體的曆史記錄。這種曆史記錄是一種信息資源，它是信息和載體的結合產物。但是，在傳統的企業檔案管理中，很多企業的檔案都有檔案數量龐大，保管條件差，查找效率不高以及管理人員缺乏專業素養等問題，解決這些問題的最佳途徑檔案管理的信息化。

    一、信息化檔案管理的含義

    檔案管理的信息化，是指將傳統檔案管理模式中檔案實體的保管作為工作重點，轉向檔案實體的數字化信息作為重心的過程。檔案管理的信息化大體包括：建設基礎設施，檔案信息的數字化，創建應用係統，完善標準規範和培養相應人才等五個具體的方麵。

    在這五個方麵中，檔案信息的數字化是檔案管理信息化過程的基礎和核心。其內容包括：a.館藏檔案的數字化管理；b.實現現有電子文件歸檔。對數字化信息的管理和電子文檔的歸檔要求必須其齊全完整，真實有效。

    二、怎樣實現檔案管理的信息化

    1.樹立檔案管理的現代化意識。現代化的管理理念是檔案管理信息化的前提。要實現檔案管理的信息化就必須實現管理思想的現代化。檔案人員缺乏現代化管理的意識對檔案管理信息化建設的進程會產生很大的影響。因為如果缺乏這種意識，即便配備了一流的檔案保護管理硬件係統，也無法達到信息化管理檔案的目的。所以檔案管理信息化的建設過程中，首先要讓檔案的工作人員牢固地建立起憑借先進科技進行科學管理的思想，真正改正在計劃經濟時代樹立起的重管理輕利用以及封閉保守等陳舊的管理思想，實現檔案管理中的被動服務到主動服務，封閉式服務到開放式服務的轉變，使檔案的管理工作更加符合經濟社會發展和新時代的需要。

    2.建設相關硬件設施並提高相關技術。企業應盡快為檔案管理部門配備信息化管理所需的計算機，掃描儀以及各種互聯網設備等現代化檔案管理設施，充分利用現代科學技術在檔案管理中的作用，加速開發相關應用軟件，加快檔案信息的數字化處理進度。企業的檔案部門也應盡快提高自身的工作能力，充分發揮各種先進設備的效用；同時還要盡量利用本身的大量檔案資源的優勢，挖掘企業的各方麵潛力，及時開發有用的檔案信息提供給其他相關部門加以利用研究，把各種檔案的潛在價值轉變為經濟價值。另一方麵，現代化技術在檔案部門得到廣泛運用的同時，也必將給檔案管理工作帶來新的活力，大大提高對檔案進行管理利用的水平，加快檔案管理信息化的步伐。