大力推進高校學生檔案管理模式改革服務畢業生就業

    業務交流

    作者：楊麗娜

    高校學生檔案是高校畢業生離校就業後轉化為人事檔案的前身和重要組成部分，是畢業生由學生身份轉變為職業工作者的橋梁和紐帶，它包含了學生在校期間的各類信息，如高考成績、高校就讀期間的學習成績、實習實踐表現以及獎懲情況等重要內容和信息，為用人單位選拔人才提供了重要的依據。但就目前來看，學生檔案管理的整體水平相對滯後，當下大多數高校學籍管理仍停留在傳統的管理運行模式上，學生檔案信息量不足，內容不全麵，嚴重影響了學生檔案功能的發揮，降低了檔案應有的參考價值，造成相當一部分學生檔案滯留學校或人才交流機構成為“棄檔”，給畢業生離校走上職場帶來很多後續的問題。因此，改革高校學生檔案管理模式、充實和豐富學生檔案內容，打破千篇一律的學生檔案管理方式勢在必行。

    一、學生檔案管理的現狀、問題、成因

    1、高校學生檔案管理投入不足，管理手段滯後

    學生檔案在高校停留的時間多為3-4年，屬於階段性存放，因此很多高校對學生檔案的認識不足、重視程度不高，不願對其管理進行財力、物力和人力的投入或補充投入，學生檔案管理處境困難。主要表現在缺乏獨立的或足夠麵積的庫房、設備設施陳舊老化、管理手段滯後，現代化技術手段應用不足，很多高校的學生檔案整理方式仍然停留在手動操作階段，無檔案管理軟件，大量紙質檔案需通過人工進行多次的整理拆裝，費時費力、查找不便，無法高效快捷地實現查詢利用，導致效率不高，學生信息查詢周期長，信息利用不足，服務功能無法實現，製約了管理水平和服務質量的提高。

    2、專職檔案管理人員匱乏，兼職檔案管理人員輪換頻繁，技能技術水平參差不齊

    專業的人做專業的事，用在檔案管理工作者身上最為貼切，作為一門技術性很強的工作，檔案管理對從業者有著明確的職業標準要求和業務技能要求，是確保檔案收集質量和檔案工作順利開展的人力基礎和保障。就目前各高校從事學生檔案管理人員的數量和專業性來看，人員配置不足、專業水平不高已是常態。其中，專職檔案人員嚴重不足，兼職檔案人員業務能力和水平不高，缺乏專業培訓，崗位輪換頻繁，導致整理操作不規範，收錄資料不完整。這些情況嚴重影響了學生檔案收錄信息的完整性，使得用人單位在畢業季前來招聘時無法通過查閱畢業生檔案獲得該學生的全麵信息。

    3、高校學生檔案管理體製不暢，歸檔不及時，操作不規範

    從高等院校學生檔案管理的現狀來看，有相當一部分院校的學生檔案管理體製不暢，學生檔案管理歸口部門因院校不同而各異，就目前了解來看，教務處、學生處、招生就業處、二級教學單位等均有涉及，很多高校都缺乏統一的學生檔案管理機構和專職負責人。由於得不到學校的重視和職能部門有效的監督管理，使得學生檔案所涉及到的形成單位往往把學生檔案管理納入附屬工作項目和額外工作內容的範疇，學生檔案資料形成單位對學生檔案不重視，兼職檔案人員輪換頻繁，無專人管理，疲於應付，造成學生檔案管理誰都能管，誰都不管的局麵，學生檔案信息出錯率高，歸檔資料的收集、匯總、分類、整理困難，提交不及時等問題頻繁發生。

    4、學生檔案內容不完整，信息量不足，憑證功能弱化