高校數字化檔案館建設構想

    業務交流

    作者：程靖

    目前人類已經進入大數據時代，大數據應用在生物信息、智能交通、金融、醫療等領域都取得了可喜的成績。大數據時代的到來，為檔案信息化建設也帶來了新的挑戰和新的機遇。在歐美等發達國家，在檔案領域通過依托檔案公眾網站建設“網上檔案館”，已成為了各國開展檔案公共服務的重要形式。在國內，本世紀初以來，檔案信息化建設也受到各級檔案部門的高度重視，然而，由於我們起步晚，技術欠成熟，還處在學習、借鑒、起步階段，盡管如此，實現檔案數字化建設也已成為了全國檔案信息化建設的發展趨勢。作為高校檔案從業人員，實現高校檔案數字化和數字檔案館是我們所追求目標，所以，我們就建設我國高校“網上檔案館”網站建設方案提出自己的構想，不成熟之處，敬請批評指正。

    一、建設方案

    檔案的保管和利用是檔案館的兩大功能，如何安全保管和有效利用是檔案管理者的兩大任務。檔案數字化無疑是目前保護檔案實體安全、促進對外開放利用、實現檔案信息資源社會共享的有效技術手段。為此，如何構建和構建怎樣的一個數字化檔案館技術平台將是實現上述檔案館兩大功能和任務關鍵所在。麵對大數據容量大，種類多、處理快、價值高的特點，在建設數字檔案館和檔案數字化過程中就要特別重視基礎設施的完善、前沿技術的應用、檔案資源的構建和管理。本文結合我們熟悉的高校檔案目前的保管和利用的情況，以及我們對數字化檔案館網絡平台的技術的認識，談談我們對構建高校數字化檔案館的思考和設想。要在網絡上實現“網上檔案館”平台的實時開放和有效利用，關鍵是要應用聚類分析、語義分析、數據挖掘將檔案信息資源轉化為結構化數據，並合理開放數據，為社會需求服務。高校數字化檔案館平台建設應包含主要三個部分：檔案網站的建設、文獻檢索係統的建設、檔案地理信息係統建設。

    1、通過廣泛的資料查閱、專家詢、走訪調查，對平台做出總體設計。

    2、選擇某個高校做試點，綜合、整理現有的高校檔案資料，分門別類，特別是無需保密的檔案資料都做好歸類處理。

    3、對已整理核實好的高校檔案資料進行數字化處理，建設檔案館網站，對各種檔案資源做多模態的展示。

    4、用GIS技術，建立全國高校檔案地理信息係統，對各高校檔案館做廣泛係連。

    5、利用網絡交互技術建立與用戶的互動平台，使廣大用戶既是平台資源的受用者，也是平台資源的提供者。

    6、在平台上建立文獻檢索係統，向國內外提供檔案文獻的特色服務。

    二、功能設計

    從現有的國內外數字化平台建設的類型來看，其最大的特點都采用功能設計突出用戶導向，立足用戶需求開展信息檢索、利用互動、用戶分類、信息更新、公共教育、在線幫助、網上展覽、網上購物等多重服務，以滿足眾多用戶的需要。根據這一服務理念，我們初步設計了如下的建設方案：

    1、前台頁麵

    麵向最終用戶的頁麵表現。優先考慮效率問題，以提高用戶體驗。包括緩存策略、功能性界麵設計、搜索引擎設計、用戶個性化界麵等。

    2、後台管理

    內容管理和表現的分離是網絡程序的常見設計方式。內容一般用數據庫存儲，後台各種子係統可以根據需要來調取各項內容。表現模板則和後台各種子係統設計分開，控製後台各個子係統數據的取舍和表現，與後台各個子係統之間隻是數據傳遞的關係。而後台的各個子係統也都非常容易插拔。表現模塊以腳本語言或標記語言保存在數據庫中，可以自行設計修改。頁麵表現一般就是各種後台子係統模塊的各種組合，這種頁麵表現的組合邏輯是非常豐富的。

    後台管理主要是業務子係統模塊的管理。如：信息錄入子係統、信息分類子係統、信息討論子係統、信息提取子係統等。針對不同的子係統方便管理者的內容錄入；所見即所得的編輯管理界麵等，清晰的業務邏輯；各種子係統的權限控製機製等。

    3、數據庫結構設計

    （1）設計方案

    ①數據字典

    分離內容的管理和設計。頁麵設計存儲在模板，而內容存儲在數據庫或獨立的文件中。當一個用戶請求頁麵時，各部分聯合生成一個標準的HTML頁麵。每個模型都可以自定義擴展字段，由用戶自定義屬性字段，以適應未來的拓展要求。

    ②信息條目相關關係