淺議縣級供電企業檔案管理規範化建設

    圖書與檔案

    作者：梁潔潔

    [摘 要]供電企業的發展加快了供電企業檔案信息化的推進速度，也對檔案信息化建設提出了更高更嚴格的要求。當前的供電企業檔案管理，仍然處於被動局麵，遠遠落後與企業其他信息化工作。本文基於供電企業檔案管理工作實際調研，綜合運用檔案管理、知識管理、雲計算等相關理論和方法，闡述了信息化背景下供電企業檔案管理的必要性，分析了供電企業檔案信息化現狀和相關工作存在問題。這些問題勢必會製約供電企業檔案工作的發展和企業信息化的進程。

    [關鍵詞]縣級供電企業； 檔案管理

    中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2014）30-0349-01

    1 我省縣級供電企業檔案管理工作的現狀

    （1）檔案管理規章製度執行不力。縣級供電企業雖然建立了基本的檔案規章製度，但不能嚴格按製度辦事。如製定了“三納入”製度，但在執行過程中流於形式，沒有清楚地認識到檔案管理是企業管理中不可缺少的重要組成部分，應當常抓不懈。“四參加”製度得不到落實，致使檔案材料不能及時收集歸檔。廣大職工缺乏檔案歸檔意識，許多生產技術人員將重要技術資料視作個人參考資料，造成檔案遺失等情況。

    （2）檔案人員整體素質不高，且隊伍不穩定。檔案業務具有很強的專業性、技術性、連續性，其工作性質要求要有比較固定的檔案工作人員。雖然大部分縣級供電企業已專門配備了專職檔案人員，但他們往往身兼數職，既要忙於收集資料、整理檔案，還得幫辦公室打字、造工資表等瑣碎的工作，造成檔案工作被動。由於檔案人員崗級待遇偏低，致使他們得不安心檔案工作，造成檔案人員頻繁變動，對檔案業務知識不熟悉，責任心不強，結果“人走檔案飛”，檔案材料出現斷層現象。結果造成檔案雜亂無章、散亂無緒，而且殘缺不全，有請示無批複，有情況調查分析無處理結果，往往“缺胳膊少腿”，不齊全、不完整。

    （3）檔案人員由於大多數是半路出家，缺乏實際工作鍛煉，不熟悉業務，不熟悉檔案專業知識。盡管省公司和市公司對他們進行了多次檔案專業知識培訓，但因隻注重理論學習，缺乏實踐練兵，故其解決實際問題的能力不強。在立卷時，對科技檔案無從下手，文書檔案隻得請地方檔案局代整。有的企業在文件歸檔中存在圓珠筆字跡、複印件，有的企業未建立檔案管理基本情況台帳（包括檔案數量、人員、設備庫藏結構等），也沒有檔案利用及反饋情況統計，開發利用更無從談起。