OA辦公係統在實際工作中的應用

    行業科技

    作者：曹輝

    【摘要】 OA係統是英文OFFICE AUTOMATION的縮寫，也叫辦公自動化係統，是將現代化辦公和計算機網絡功能結合起來的一種新型的辦公方式。OA辦公係統就是采用計算機和網絡技術使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作，從而提高辦公效率，實現辦公的自動化處理。

    【關鍵詞】 OA係統；辦公自動化；計算機網絡技術；高效；處理

    計算機科學在知識時代扮了重要的角色，在行政機關、企事業單位工作中，是以計算機為中心，采用一係列現代化的辦公設備和先進的通信技術，廣泛、全麵、迅速地收集、整理、加工、存儲和使用信息，使企業內部人員方便快捷地共享信息，高效地協同工作；改變過去複雜、低效的手工辦公方式，為科學管理和決策服務，從而達到提高行政效率的目的。一個企業實現辦公自動化的程度也是衡量其實現現代化管理的標準。中國專家在第一次全國辦公自動化規劃討論會上提出辦公自動化的定義為：利用先進的科學技術，使部分辦公業務活動物化於人以外的各種現代化辦公設備中，由人與技術設備構成服務於某種辦公業務目的的人一機信息處理係統。

    一、OA辦公係統的發展

    OA係統經曆了以使用打印機、複印機等辦公標誌的初級階段，今天，己經發展到了以運用計算機和網絡為標誌的發達階段，它隨科技的發展而發展，隨人們辦公方式、習慣以及管理思維的變化而變化。它的最終目標是提高工作效率及日常辦公管理水平，增強工作協同能力，降低人工操作的重複、複雜程度，彌補在傳統辦公中信息的存儲、分發、管理和分布的缺陷，為各級領導進行宏觀管理提供高效便利的服務，為科學決策提供有效的參考依據，對企事業辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進作用。

    經濟在發展、社會在前進，辦公自動化也是一個不斷進化的過程，隨著信息的發展可以分為以下三大發展階段：

    1、起步階段

    （1985年1993年）：是以結構化數據處理為中心，基於文件係統或關係型數據庫係統，使日常辦公也開始運用IT技術，提高了文件等資料管理水平。這一階段實現了基本的辦公數據管理（如文件管理、檔案管理等），但普遍缺乏辦公過程中最需要的溝通協作支持、文檔資料的綜合處理等，導致應用效果不佳。

    2、應用階段

    （1993年2002年）：隨著組織規模的不斷擴大，組織越來越希望能夠打破時間、地域的限製，提高整個組織的運營效率，同時網絡技術的迅速發展也促進了軟件技術發生巨大變化，為OA的應用提供了基礎保證，這個階段OA的主要特點是以網絡為基礎、以工作流為中心，提供了文檔管理、電子郵件、目錄服務、群組協同等基礎支持，實現了公文流轉、流程審批、會議管理、製度管理等眾多實用的功能，極大地方便了員工工作，規範了組織管理、提高了運營效率。

    3、發展階段

    OA應用軟件經過多年的發展已經趨向成熟，功能也由原先的行政辦公信息服務，逐步擴大延伸到組織內部的各項管理活動環節，成為組織運營信息化的一個重要組織部分。同時市場和競爭環境的快速變化，使得辦公應用軟件應具有更高更多的內涵，客戶將更關注如何方便、快捷地實現內部各級組織、各部門以及人員之間的協同、內外部各種資源的有效組合、為員工提供高效的協作工作平台。

    二、OA辦公係統的特性

    OA的核心即為ezOFFICE（easy office），強調的就是辦公的便捷方便，提高效率，作為辦公軟件，就應具備三大特性：易用性、健壯性、開放性。

    1、易用性——沒有全麵的應用做基礎，一切都是空談，所以軟件也必須能夠被全員所接受，被全員所喜愛。如果易用性不強，這個前提就不存在了，製度落地就隻能是空談。