企業人事檔案信息化建設的思考

    前沿探索

    作者：魏亞非  王子旗

    摘要：本文分析了企業人事檔案管理目前存在的問題以及檔案管理信息化的必要性，從而提出企業人事檔案信息化建設的關鍵，為其提供依據和方法。

    關鍵詞：企業；人事檔案管理；信息化建設

    1.引言

    檔案是一個企業的無形資產，其中人事檔案是各類人才在社會和企業實踐活動過程中形成的原始記錄，是個人經曆、德才技能、工作表現的全麵的體現。隨著現代化信息技術的不斷進步，如何才能快捷的對人事信息進行篩選、排序、分類、匯總、查詢和存儲，先進的信息技術給檔案管理工作也提出了更高的要求。

    目前，企業人事檔案管理存在的問題主要是領導人意識淡薄，沒有設置專門的檔案管理部門，配備專業的人才，或者其檔案管理工作不按要求製定相關規章製度，形同虛設[1]，大多數企業的人事檔案管理工作都是將紙質檔案進行存儲，效率低下。此外，較多的人事檔案都是由人事部門的人員負責管理，工作人員沒有經過係統的學習和培訓，缺乏檔案管理工作的理論和實踐。因此，目前企業人事檔案管理工作不能滿足企業的需求和發展，改變人事檔案管理方式已經迫在眉睫。

    2.企業人事檔案信息化建設的必要性

    麵對傳統的以紙質、照片等為載體的檔案和以手工操作為主的檔案管理工作，改變落後的、低效率的管理工作，采用先進的信息技術，全麵開展企業人事檔案信息化建設工作勢在必行。

    （1）人事檔案信息的重要性。人事檔案是人類在社會實踐活動中直接形成的真實曆史記錄，社會實踐活動的多樣性，決定了檔案信息內容的多樣，涉及方方麵麵，是重要的憑證和依據，也是一種特殊的信息產品，是全麵考察和了解和正確選拔人才的依據[2]。

    （2）社會信息化的必然趨勢。隨著計算機技術的發展，社會當前向信息化方向的全麵高速邁進，使得全球各項事業都開始被卷進信息化建設的工作中[2]，各行各業都已將信息技術引進各自的工作內容，企業的人事檔案管理業不例外。積極做好檔案信息化建設的工作將成為企業的重要任務。

    （3）提高工作效率的手段。在數字化時代背景下，各種文件的數量正以幾何級的速度加速增長，檔案工作者稱這種現象為“文件雪崩”[3]。對於企業的人事檔案管理工作來講，企業在各項工作當中采用信息化、現代化的手段，能夠為企業的相關工作提供完善的係統，還可以提高企業相關工作的效率，使企業在競爭中立於不敗之地。

    3.企業人事檔案信息化建設的關鍵

    要完成企業人事檔案信息化建設，必須要做到有效的領導和宣傳、加強意識和理念、建立暢通的機製並保證基礎設施及人員配備。

    （1）對信息化建設的有效領導和宣傳

    ①加強領導，為了做好檔案管理工作，企業負責人應該增添檔案管理部門，必要時要成立人事檔案管理領導小組，由領導小組定期對檔案管理工作進行檢查和指導，以便在工作中發現問題並及時解決。

    ②廣泛宣傳，通過各種方式進行信息化建設的宣傳與培訓[4]，領導和部門負責人帶頭宣傳學習，一方麵能夠普及信息化知識，提升工作人員的信息化意識，另一方麵能夠培養工作人員的信息化能力，讓更多人了解信息化並熱情地參與進來。