重大通信建設項目檔案驗收模式的探討

    業務研究

    作者：田煜

    摘 要：對重大通信建設項目檔案驗收模式進行研究，以確保工程檔案的完整、準確、係統、安全為目標，提出驗收前多維度超前介入、驗收時進行全麵質量評估、驗收後跟蹤服務和後評價的閉環管理工作模式，以保證重大通信建設項目檔案驗收工作的質量。

    關鍵詞：通信建設項目；工程檔案；驗收模式

    重大通信建設項目是通信企業生產經營和提升服務水平的基石，項目檔案是對通信線路、基站等進行維護、管理的依據。但由於重大通信建設項目投資大、分布廣、工期長、參建單位多、一些參建人員檔案意識相對薄弱等原因，項目檔案的科學有效管理問題一直困擾著通信企業檔案部門。為“確保建設項目檔案的完整、準確、係統和安全”，[1]筆者結合多年的重大通信建設項目檔案驗收工作實踐，提出了驗收前多維度超前介入、驗收時進行全麵質量評估、驗收後跟蹤服務和後評價的閉環管理工作模式，以提升項目檔案管理水平。下麵以中國聯通河南2009年WCDMA網新建工程（以下簡稱“WCDMA工程”）為例進行探討。

    1 驗收前多維度超前介入

    2009年立項建設的WCDMA工程投資4.7億多元人民幣，曆時近4年，參建的設計、施工、監理、供貨等單位50餘家，施工地點遍布全省且地形多樣，線路具有架空、直埋、管道等多種敷設方式，設備來自多個國家和地區。針對重大通信建設項目的特點，如果不提前提出統一的業務規範和歸檔要求，驗收時就難以達到標準，甚至造成無法彌補的損失。因此，為避免造成竣工驗收後“人去檔空，不知所終”的結局，[2]企業檔案部門改變了過去隻在竣工時參加檔案驗收的被動工作模式，並從以下四個方麵構建多維度超前介入作業模式。

    1.1 掌握動態，製定預案。企業檔案部門與計劃管理、物資采購等部門保持良性互動，以便及時掌握項目建設動態，及早對項目檔案進行源頭控製，並在項目招標書中明確項目檔案形成、積累、整理的職責和歸檔要求，作為中標單位簽訂合同的依據。同時，檔案部門借助自身管理企業信息資源的優勢，根據掌握的固定資產投資計劃和重大工作安排信息，提前製定驗收預案。

    1.2 合同約束，固化職責。通信企業檔案部門積極參與重大通信建設項目合同簽訂工作，在設計、施工、監理、設備采購、技術服務等合同中提出檔案管理的具體要求，把應移交檔案的數量、檔案用紙規格、字跡材料種類和要求、非紙質載體檔案的質量要求、檔案整理標準等寫進合同相關條款，明確各參建單位在項目檔案管理工作中的責任。由於監理單位負責對項目進行質量、投資和進度控製，在監理合同中明確並落實其在項目檔案工作中的監管職責，是實現對文件材料實時監控和全過程管理的關鍵所在。[3]核心是將參建單位合同總額的1%作為尾款，尾款支付和檔案評定結果掛鉤，有助於提高其對項目檔案的重視程度。

    1.3 以會代訓，提高技能。召開協調會議，是建設項目管理的重要手段之一。通信企業檔案部門借參會機會，針對項目所處階段檔案工作現狀和特點，加強對相關人員的業務培訓，並編寫了項目檔案管理手冊供其參考。通過以會代訓的方式，不斷提高其檔案意識和業務技能，在項目檔案驗收中起到了事半功倍效果。

    1.4 監督指導，過程管控。《重大建設項目檔案驗收辦法》第六條第四款規定“項目主管部門、各級檔案行政管理部門應加強項目檔案驗收前的指導和詢，必要時可組織預檢”。[4]企業檔案部門及時向項目主管部門、檔案行政管理部門報送《國家重點建設項目檔案管理動態登記表》，並邀請其定期對建設項目專（兼）職檔案人員配備、檔案專用設備購置、安全保管條件、管理製度建設及落實情況等進行檢查指導，排除隱患，通過檔案執法檢查和業務指導強化對重大通信建設項目檔案驗收前的過程管控，防患於未然。

    2 驗收時進行全麵質量評估

    竣工驗收是對投資效果的全麵檢驗，檔案評定是否合格直接影響驗收結果。驗收時應嚴格按照國家和通信行業標準，對項目檔案的完整、準確、係統、安全情況進行全麵評估。

    2.1 檢查項目檔案的完整性。完整性是確保項目檔案質量的前提，檢查完整性時應做到：首先，從整體上把握項目檔案的完整性。縱向應全麵檢查從工程立項到竣工投產各個階段形成的文件材料是否齊全，橫向應檢查各參建單位形成的與項目有關的文件是否完整，並依據歸檔範圍做到不重不漏。

    其次，重點檢查容易忽視的細節問題。①項目論證階段由於尚未正式納入建設程序，形成的文件材料容易散失，應檢查項目論證文件是否齊全。②設計基礎材料中的地質、地形、水文、氣象等材料在完成正式設計後容易被忽視，應齊全完整。③由於光盤、移動硬盤等新型載體在工程建設中廣泛應用，應檢查這些非紙質載體文件是否已轉化為紙質載體，並一並歸檔。④設備隨機資料和安裝調試記錄，常由維護人員個人保管，應把原件歸檔，複印件供維護人員參考。⑤對大型設備的操作、維護及管理工作進行培訓考察，特別是引進設備的出境、出國培訓考察材料，應在培訓結束後及時收集，避免個人據為己有。

    最後，關注項目檔案內容是否完整。項目檔案本身不能缺張少頁，其印章、簽字等法律手續要完備，責任人的全稱、簽字日期、簽署意見不能隨意省略，應清楚、規範、完整。

    2.2 檢查項目檔案的準確性。準確性是項目檔案的靈魂，驗收準確性時應做到：①檢查竣工圖是否圖物相符，技術數據準確可靠。②檢查是否存在設計變更的情況，變更部分是否附設計變更通知單，是否履行了法定變更程序，是否在竣工圖上準確體現出來。③隱蔽工程是指在施工過程中將被下一工序掩蓋工作結果的工程，[5]無論由於設備老化或人為原因造成的各類事故處理，都需要通過隱蔽工程檔案確定位置和構造，找出治理對策，驗收時切莫忽視隱蔽工程檔案準確性。