解讀文件級檔案整理八大操作流程

    業務研究

    作者：管先海　鞏磊　亓曉華

    1 操作流程一：文件收集

    文件收集，即每年年初由檔案人員將上年度處理完畢的文件材料統一收集到檔案室。

    1.1 收集範圍。上年度處理完畢的文件材料。

    1.2 收集時間。每年年初（一般在1月4月）。

    1.3 收集方法

    1.3.1 全麵收集。即由檔案人員依據本單位收發文、用印、打印登記簿等進行全麵收集。

    1.3.2 重點收集。即由檔案人員重點收集反映本單位職能活動（尤其是專業職能活動）的文件材料和重大活動事件材料。

    1.3.3 賬外收集。即“賬外”文件收集。“賬外”文件，是未經登記編號的文件材料，主要包括：①本單位領導和有關部門負責人參加上級機關召開的會議帶回的文件材料，尤其是本單位領導在會議上的講話、發言及會議上印發本單位的典型材料；②上級機關批轉、轉發本單位的文件，以及本單位代上級機關擬稿並被采用的文件定稿和印本；③國家、省、市和上級機關領導視察、檢查本單位或本係統工作時的指示、講話、題詞和聲像等材料，以及本單位及其領導檢查下級單位的工作、調查研究時形成的文字材料；④本單位召開的黨代會、職代會、團代會、黨組（黨委、總支、支部）會、行政領導（如局長）辦公會、工作會議、專業會議等形成的會議記錄、紀要、簡報、領導人講話稿等文件材料，以及領導班子民主生活會報告；⑤本單位目標管理、文明建設、廉政建設、紀檢監察、綜合治理、計劃生育等工作以及突發事件、重大活動中形成的文件材料；⑥本單位幹部、職工定級、晉級、任免、調動、獎懲、考核、錄聘、離退、職稱評定等勞動人事方麵的審批材料及黨員、幹部、職工名冊，以及本單位各級黨組織在工作活動中形成的文件材料；⑦本單位領導幹部個人重大事項情況報告、個人收入申報情況報告及領導班子及其成員的述職述廉報告；⑧本單位製定的規章製度、管理辦法、規定、工作條例、崗位職責等材料，以及各種基礎數字統計報表和分析材料；⑨本單位財產、檔案交接憑證，以及本單位與外單位簽訂的各種合同、協議書等及政府部門在采購過程中所形成的與本單位有關的報告、標書、合同等；⑩本單位編印的簡報、出版物（包括機構沿革、大事記、年鑒、組織史、誌書等）定稿、樣本，以及新聞媒體（包括報社、電台、電視台、雜誌社等）報道、轉載本單位工作活動的文章、圖片、采播通知單等。

    1.4 收集要求

    1.4.1 齊全要求。一要“全”，要求把本單位各類文件（尤其是一次會議、一項工程、一個案件的整套材料）收集齊全，做到“三防止”（即防止因工作需要把重要文件不移交，防止隻移交副本或複印件而正本自留，防止不移交電子文件）；二要“新”，要求重點在新項目（如招商引資、立體開發等）、新領域（如住房改革、人員分流等）文件收集方麵下功夫；三要“特”，要求重點在突出本部門本行業特點文件收集方麵下功夫。

    1.4.2 質量要求。要求重點檢查收發文的正文和附件、收文與收文閱辦處理單、發文定稿與正本、收發文簽發手續是否齊全完整，特別是計算機輸出的定稿一定要附發文處理簽並加蓋騎縫章，以維護文件的真實性和憑證性。

    1.4.3 手續要求。要求收集文件時交接雙方應根據文件移交表詳細清點，並履行簽字手續。

    2 操作流程二：文件鑒定

    文件鑒定，即由檔案人員對收集來的文件材料按歸檔範圍與不歸檔範圍進行挑揀，剔除不應歸檔的文件材料等。凡屬歸檔範圍的文件材料，必須按有關規定向檔案室移交，實行集中統一管理。具體歸檔要求是：①重份文件（注意：同一文件的草稿、定稿、存本等不能視為重份文件）不要，揀選時要注意保留上麵有領導批示或其他承辦標記或說明的；②傳真紙文件要用複印件歸檔，原件附後；③前文有誤而後又補發文件的，有誤文件不要歸檔；④批複與請示放在辦結時歸檔，隻有口頭答複而沒有正式文字的要注明。

    3 操作流程三：文件分類

    文件分類，即由檔案人員先後按照年度、級別、保管期限、問題或機構對已歸檔文件進行依次分類。內設機構發文較少的縣（區）直立檔單位一般采用“年度——保管期限——問題”分類方案，內設機構發文較多的國家和省直立檔單位一般采用“年度——保管期限——機構”分類方案，市直立檔單位可根據自身實際情況靈活選用適合自己的分類方案。應當強調的是：無論采用何種方法方案，都要注意以後每年延續使用。

    3.1 按年度分類。即把已歸檔文件材料按其形成年度分開。具體要求是：①請示與批複放在一起歸檔，沒有複文的放在請示年度歸檔；②跨年度的會議、慶典、案件等文件放在結束年度歸檔，跨年度的計劃與總結放在形成年度歸檔，臨時性機構形成的文件一般放在工作結束年度歸檔（如果每年文件數量較多，亦可分散在每個年度內在最後一個類之後增加一個類歸檔）；③沒有落款日期的文件，可先根據文件材料內容標明一個比較接近時間（如會議材料按會期、統計報表按當年最後時間或次年1月2月等）再按年度歸檔。

    3.2 按級別分類。即把相同年度的文件材料按形成機關級別區分為上級、本級、下級及平級四類。但下列文件材料要放在本級文件中一起歸檔：①本單位的請示與上級的批複，本單位的函與平級的複函，下級的請示與本單位的批複；②上級針對本單位機構設置、人員編製、下達任務與經費指標文件（針對本係統、本行業文件除外），上級專門研究本單位工作會議紀要，上級任免、表彰、處分本單位或本單位有關人員文件，上級指定要本單位專門辦理文件（如人大、政協提案、議案辦理答複等），上級機關或領導人針對本單位工作的指示、講話、題詞、調查報告，上級通報本單位的文件，上級批轉、轉發本單位文件的文件，上級召開的以本單位工作內容為主的會議文件；③與外單位聯合發文和聯合召開會議的文件。