集中辦公對建設項目檔案管理的意義

    業務研究

    作者：徐小萍

    按國家檔案局要求，重大建設項目竣工驗收前必須先進行檔案專項驗收。但重點項目工作難度大、要求高，參與單位眾多、關係龐雜、人員變動大、周期長、管理難。如何避免上述因素對檔案的影響，提高管理水平，是檔案工作人員一直思索的課題。

    1 問題存在的原因

    眾所周知，重點建設項目管理難度大，檔案質量難以保障。盡管建設單位從一開始就采取措施要求竣工文件材料同步形成，但實際上，在基本同步後仍需精心編製，故此文是在強調同步形成基礎上探討對後期檔案統一管理的必要性，而非過程失控的事後補救。探索推行集中辦公模式，主要出於以下考慮：一是避免檔案人員辦公時間難以保障。收尾階段幾乎沒人願意留下承擔竣工檔案歸檔整理，人員少，人心渙散。二是辦公地點和設備難以保障。結算期為節約成本，不少單位會退租或改租較小辦公場所，存在“不嚴肅、不正規、保密性差”等諸多弊端，因陋就簡，草率應付，安全環境大打折扣。留下的小型辦公設備一旦有故障，直接影響檔案工作質量和進度。三是辦公效果難以保障。人員更替使之前傳達的精神無法落實，業主和監理就需要花更多時間精力指導。個別單位甚至會因結算合同談判運走全部竣工檔案，要挾變更審批，檔案實體安全及整理質量進度更無從保障。

    2 采取措施，分三步保障集中辦公效果