高校學生類檔案的分類與組卷

    業務研究

    作者：王婉萍

    教育部第27號令《高等學校檔案管理辦法》（下稱“《辦法》”）第15條所列文件材料歸檔範圍中，增列了學生類檔案。實踐中，高校陸續開始調整檔案分類，將原先分散存放於其他類別中的學生檔案整合歸入“學生類”。關於學生類檔案組卷，學者大多主張采用“一人一卷”的方式。這是否科學？學生類檔案應如何分類、組卷與管理？本文試圖對此作一番探討。

    1 學生類檔案不適合一人一卷

    1.1 檔案數量急劇增加。以一個學生規模為15000人的普通高校來說，庫房檔案量淨增15000卷，且每年保持4000卷左右的淨增數量。案卷數量增加，意味著檔案員的工作壓力加大。

    1.2 動態管理難度加大。以人為單位組卷需動態管理，即學生在校期間陸續產生的檔案，要逐一補充到各自相應的案卷中。動態管理使檔案管理難度增加。

    1.3 重複歸檔很難避免。一份涉及N名學生信息的文件，歸檔時為滿足不同案卷需要，該份文件須重複歸檔N次。

    1.4 保管期限難以確定。學生類檔案的歸檔範圍很廣，這些材料價值不同，本應確定不同的保管期限，但因為是一人一卷，隻能就高確定保管期限。這樣勢必增加庫房壓力和管理成本。

    1.5 檔案分類層級太多。為甄別同名同姓學生，須增加分類層級，有人建議把學生所在學院、係別、專業、班級等信息，甚至學生姓名作為二級以下類目號處理。類目層級太多，不利於管理。

    2 學生類檔案分類組卷需考慮的問題