高校招生過程中的電子檔案管理

    工作園地

    作者：陰雯豔

    作為高校招生辦公室，其基本職責就是為廣大學生、家長和學校提供滿足他們對招生考試和招生錄取工作需要的方便、快捷、周到的優質服務。身為高校的高考服務機構，其運作機製和管理方法的好壞，決定了其為考生和家長、高校提供服務的質量水平。

    目前，高校招生辦公室的檔案整理工作分為兩個大類：紙質檔案和電子檔案。紙質檔案又分為日常公文檔案和學生紙質檔案兩種。電子檔案即考生錄取時各省招生辦公室通過全國招生錄取係統向各高校投出的學生檔案，檔案上麵詳細記錄了考生的基本情況、身體狀況、家庭基本情況、高中的學籍、在校表現及各科高考成績等。

    高校招生檔案的保管過程中，最重要的是保密工作，適當調整檔案保管過程中的保密程度是相當有必要的。根據國家製定的相關檔案法規，結合招生工作的實際情況，適當調整招生檔案的保密程度和管理過程中的管理製度，如，閱覽製度、複製製度、保密製度、銷毀製度等。對不同層次的檔案借閱人員確定檔案的利用範圍，規定不同的審批借閱手續，由上而下建立嚴謹的監督機製，及時掌握檔案信息變動，從根本上保障招生檔案涉密管理的有效性、準確性和完整性。

    1 招生過程中考生電子檔案的保管和利用

    電子檔案與紙質檔案有著本質上的區別，是現代檔案管理發展的方向和趨勢。考生電子檔案是將考生的影像、文字甚至聲音等信息轉換為符號或數碼進行傳輸、存儲，利用者需要相應的軟硬件技術還原後才能查閱。電子檔案的形成階段，招生工作人員就應該參與到應用設計中來，使形成的電子檔案在應用過程中能按政策法規要求並能行之有效。電子檔案形成後的使用過程中，招生工作人員要全程參與對其的應用管理，熟練操作係統，熟知在使用過程中發生的各種情況，積累經驗，對檔案管理應用的不足之處提出建議，及時進行合理化修改。

    2 管理應用電子檔案中的困難與挑戰

    科技日新月異的今天，如何保護和利用考生電子檔案已成為招生一線工作人員思考和亟待解決的問題。

    第一，電子檔案的內容易於修改，且修改過後可以不易留下痕跡，雖說目前某些技術可以有效地防止修改、偽造電子檔案，但仍要比紙質檔案的內容發生變化的可能性大得多，在內容的穩定性上並不盡如人意。電子檔案還不具備特定的字體，個人可根據自己的愛好隨意變換字體、字號，根本無法從字跡上分辨出其原始性，這就為判斷電子檔案的原始依據增添了更多不必要的麻煩。

    第二，在電子檔案建立的過程中，虛擬化的程序使得對其原件的界定難以實現。建立電子檔案不一定像建立紙質檔案那樣，必須製定出一份原件來行使其應用職責，有時隻不過是製作一個“窗口”，將必要的信息收集起來集中在一起，並在需要的時候進行輸出。這個“窗口”可以在眾多的電子計算機上進行應用，不同的管理人員也可以將其任意拷貝到任何計算機存儲器上或轉換成硬拷貝保存起來。不同時間、不同地點由不同人獲得同一內容文件可以毫無區別，無法區分“原件”和“複製件”。

    第三，計算機的軟硬件技術不斷更新換代，迫使電子檔案不斷適應新的“生存環境”，這種適應往往需要以自身結構、格式的變化為代價。

    第四，電子檔案不再有固定的存儲載體，根據利用需要人們可以采用不同的方式輸出。對於長期保存的電子檔案，還需要定期進行載體轉換、複製，以防止信息損失。一份電子檔案沒有了固定的載體，也就無法判定這份電子文件的原始性。