做好秘書工作的四個基本功

    文秘天地

    作者：範作惠

    在新的形勢下，秘書如何強化“三服務”（為領導工作服務、為上下級和同級機關工作服務、為人民群眾服務），落實“三細化”（辦文嚴細化、辦會精細化、辦事明細化），實現“三滿意”（領導滿意、部門滿意、基層群眾滿意），筆者認為離不開意識、效率、能力、作風這四個基本要素。

    意識是做好秘書工作的前提

    超前。超前源於對情況的了解和把握。所謂“知情早、曉事快、見事深、謀事準”，是對秘書工作的基本要求。當前正處於信息時代，各種情況層出不窮又瞬息萬變，無形中對秘書工作提出了新的更高的要求。如果秘書不去適應，或是對外部情況不作調查研究，不掌握了解，就不可能對事物的發展趨勢作出科學的預測和判斷，認知水平和思維方式就無法及時跟進，服務工作也就無從談起，參謀和助手等作用更是無從發揮。因此，秘書必須順應形勢發展，做一個遇事留心、工作用心、辦事細心的有心人，自覺培養超前服務意識，努力做到知上情、熟下情、悉內情、明外情。

    主動。有行動才能有作為。主動性是發揮積極性和創造性的基礎。凡事都要主動些，尤其要在事前將各方麵因素考慮周到，多問一些為什，多一些角度看問題，多提供一些方案，多預測一些結果，借助經驗和縝密思考推動工作。

    盡責。責任心既是思想認識問題，更是一種態度，是一個人的思想素質、精神境界、職業道德的綜合體現。有了責任心，才會有積極主動的態度、深入紮實的作風、認真負責的精神，才會有做好工作的信心、決心和心，才會出思路、出辦法、出成效。辦公室同誌一定要有“服務工作無小事”，“做好的每件大事都是小事，做錯的每件小事都是大事”的意識，凡事從“小”、從“細”、從“微”做起。如此，才能把簡單的事做得不簡單，把平凡的事做得不平凡。

    效率是做好秘書工作的核心

    把握節奏。節奏慢了誤事，節奏亂了壞事，節奏太快又無濟於事。如何把握？唯在一個“度”字。其核心是三個觀念。一是適度觀念。任何事物都是與別的事物相對存在的，比如“質量”與“效率”就是一個問題的兩個方麵，“程序”與“效率”更是一對矛盾。在難以兩全的情況下，就要善於把握主要矛盾和矛盾的主要方麵，力求使服務質量與工作效率達到有機的統一。二是靈活觀念。原則性和靈活性相結合，辦事既要有依據，遵循基本的政策、製度、規律，又堅持實事求是，講求靈活性和機動性。不要死摳“本本”，死抱“框框”，死背“條條”。三是辯證觀念。辯證地看待和處理大與小、輕與重、緩與急的關係，不搞絕對化和極端化，確保“三辦”等服務工作有序進行。

    強化質量。質量是服務工作的一把重要標尺，與效率相輔相成。要保質保量完成各項工作任務，就必須在“快、準、嚴、細、實”上下功夫。“快”就是快速，“準”就是準確，“嚴”就是嚴謹，“細”就是細致。唯細才能落實，唯細才能運作到位。無論辦文、辦會、辦事，都要有不厭其煩的精神，一絲不苟的態度。“實”就是務實。