秘書工作協調溝通的四個訣竅

    文秘天地

    作者：段柄仁

    協調工作是係統內部運動不停頓的調節組合工作，也是深入細致的思想工作。孔子雲：“言不順，則事不成。”我們在協調工作的過程中，需要借助溝通技巧，化解不同的見解與意見，建立共識，推動工作。因此，秘書工作者在做協調溝通工作時，應擺正位置，把握分寸，謹慎從事，特別要注意以下幾點：

    把握好角色，不越權越位

    在談這個問題前，我先講一個故事：有一次，戰國時韓昭侯因飲酒過量，不知不覺便醉臥在床上。他手下的典冠擔心他著涼，便找掌管衣服的典衣要了一件衣服，蓋在韓昭侯身上。韓昭侯睡得很舒服，醒來後，他打算表揚一下給他蓋衣服的人。於是他問身邊的侍從說：“是誰替我蓋的衣服？”侍從回答說：“是典冠。”韓昭侯一聽，臉立即沉了下來。他把典冠找來，問道：“是你給我蓋的衣服嗎？”典冠說：“是的。”韓昭侯又問：“衣服是從哪兒拿來的？”典冠回答說：“從典衣那取來的。”韓昭侯又派人把典衣找來，問道：“衣服是你給他的嗎？”典衣回答說：“是的。”韓昭侯嚴厲地批評典衣和典冠道：“你們兩人今天都犯了大錯，知道嗎？”典冠、典衣兩個人麵麵相覷，不明白是怎回事。韓昭侯指著他們說：“典冠你不是寡人身邊的侍從，你為何擅自離開崗位來幹自己職權範圍以外的事呢？而典衣你作為掌管衣服的官員，怎能隨便利用職權將衣服給別人呢？你這種行為是明顯的失職。今天，你們一個越權，一個失職。如果大家都像你們這樣隨心所欲，各行其是，整個朝廷不是亂了套嗎？因此，必須重罰你們，讓你們接受教訓，也好讓大家都引以為戒。”於是韓昭侯把典冠、典衣二人一起降了職。

    典冠為韓昭侯蓋衣服的故事給了我們這樣一個啟示：做工作要把握好自己的角色，不要越權越位。秘書工作者做協調工作時，雖然是主持者，但也並不是一切都可以自行做主。從嚴格意義上說，秘書工作者是代表領導做協調工作的。如果把主持者誤認為決策者，必將產生角色錯位問題。我們在與協調對象溝通，傳達領導指示和意見時，不可隨意引申發揮，加進自以為和領導意見一致的內容。

    把握好方法，不以權壓人