關於優化高校檔案資源建設工作的思考

    高教改革與發展

    作者：呂亞梅

    摘 要： 高校檔案資源建設成效直接關係到高校的可持續發展。目前，我國高校檔案資源建設種類、載體單一，信息化和數字化進程緩慢的問題較為突出。本文將對此進行分析，並就如何進一步優化高校檔案資源建設工作，提出一些思路和對策。

    關鍵詞： 高校 檔案資源 建設 對策

    高校檔案記錄著高校科研、教學、黨政等各項事業的發展軌跡，反映著高校的發展曆程，為學校的改革與發展提供了可靠的依據和參考，是高校各項管理工作中不可或缺的信息來源。因而強化高校檔案資源建設，對於維護高校教科研工作的有序開展和促進高校的可持續發展有著重要的意義。當前，部分高校的檔案建設工作還存在一些問題，對高校工作的正常開展帶來了一定的影響。因此，認真剖析高校檔案建設工作存在的問題，並采取科學有效的優化對策，對高校的發展有著很強的現實意義。

    1.高校檔案資源建設存在的問題

    1.1檔案種類不全，結構不合理。

    高校檔案資源類別豐富，內容廣泛，涵蓋教學、科研、黨群、基建、行政、財會、設備、出版、產品、外事、聲像11大類。目前，由於高校檔案館建設相對滯後，檔案資源開發意識薄弱，部分高校檔案資源僅包括黨群、行政、教學、基建等最基本的類別，且現有類別的檔案資源開發不完善，檔案材料的係統性較差。除此之外，科研、聲像、外事等類別的檔案少之又少，有些高校的檔案中甚至沒有這方麵的內容。高校檔案資源中的11個大類，在高校的建設、教育、科研與管理中均有著不可或缺的作用，平衡好各類檔案在高校檔案資源中所占的比重，是確保高校檔案資源結構合理性的重要基礎。目前，許多種類的檔案殘缺不全或根本未設立，檔案資源結構的合理性更無從談起。

    1.2檔案資源載體單一。

    2008年，新的《高等學校檔案管理辦法》中要求把電子檔案接收進檔案館。目前許多高等院校尚未對電子檔案資源的開發利用問題加以重視，高校檔案資源仍普遍以紙質資源為主，對聲像檔案、電子檔案等類型的檔案資源的開發力度明顯不足。

    1.3檔案資源信息化發展滯後。

    信息化時代下，強化信息化檔案資源的開發和利用，全麵推進檔案資源管理工作的信息化發展，是順應當前高校檔案資源管理工作發展的必然選擇。國家檔案局早在2008年就已經提出：“將把加強檔案整理和數字化工作，加強電子文件管理，作為今後各級檔案館室基礎工作的基本路徑。”在此背景下，強化信息化檔案資源的開發和利用，顯得極為重要。但目前，一些高校檔案管理部門並未將利用率高並需永久保存的檔案資源進行信息化處理，導致一些紙質資源因年代久遠而字跡模糊，影響了其價值的發揮。此外，一些高校檔案館在檔案整理工作中，仍然采取手工組卷和實地查詢的方式，難以滿足信息化時代下高校檔案資源建設工作的要求。

    2.高校檔案資源建設優化對策

    為解決好上述問題，筆者認為應采取以下幾項措施，使高校檔案資源建設工作更具科學性、規範性和有效性。

    2.1提升檔案資源建設意識。