淺談信息化對檔案工作的影響

    問題探討

    作者：賈二中 秘文軍

    社會文化的發展總是離不開檔案工作，檔案記載也是社會得以發展的必備條件，隨著社會的日新月異，檔案工作是隨著社會進步而進步，隨著社會的發展而發展，隨著社會科技的進步，檔案管理工作也逐漸步入了現代化、信息化階段。對於這一變化，檔案工作者應當順應時代潮流，看清形勢，提升自身的文化修養、知識修養，不斷學習現代化的檔案管理知識，並且在實踐中不斷積累經驗，逐漸適應現代化檔案管理模式，最終才能在信息化浪潮衝擊下做好檔案管理工作。

    一、信息化對檔案管理工作的影響

    計算機網絡的普及，使得信息變得多元化、世界化。世界各國之間、本國之間、行業之間的聯係變得越發緊密，整個社會的辦事效率也大大提高，這些都為檔案信息化和網絡化提供了前提條件，可以說檔案管理方式的轉變也是應時而生、應勢而生。所謂檔案信息化是以網絡、計算機、信息技術為手段，以檔案資源為對象，以檔案工作為依托，以檔案管理學最新理論為指導，按照信息社會和國家檔案行政管理部門的要求，開展檔案收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理過程。

    就我國目前來講，現在已經實現了從上到下、從機關到企業橫向和縱向的聯係，形成了計算機局域網，從某種程度上來說，檔案資源可以盡可能的擴大，即使空間距離較遠也能夠在極短的時間內查到所需要的信息資料，使得檔案管理部門從封閉走向開放，大大提高了各個行業和部門之間檔案工作的效率，更好的服務於社會；但是從另一方麵來講，信息檔案的安全性受到威脅，因為無論誰都可查檔案，無論誰都能從檔案中獲取、變造和編造原始信息，為了盡可能避免這類問題產生，加強資料的保密性，保留檔案資料的原始性、真實性和準確性，檔案管理部門也采取了一係列措施，這些措施也得益於互聯網和計算機技術的發展，例如為了保證檔案在傳輸和處理過程中不出現錯誤，我們設置了數字簽名、信息認證以及身份驗證和加密保護（如指紋和語音識別技術等）等措施，另外，為了方便用戶正常和安全地查找資料，檔案管理部門還設定訪問限製級。檔案管理工作信息化具有安全性高、使用方便、成本低、網絡資源豐富等優點，使得檔案管理信息化、網絡化成為社會的一種客觀需要和檔案管理融入社會的必然選擇。

    二、信息化對檔案保管利用工作的影響