檔案數字化建設途徑研究

    業務交流

    作者：楊海玲

    檔案數字化建設是指采用先進的數字技術，將紙質、聲像等傳統介質的檔案文獻轉化為數字文獻，並利用計算機網絡平台為用戶提供數字信息服務的一項係統工程，近年來，冀東油田（以下簡稱油田）結合實際情況，積極探索檔案數字化建設途徑，並摸索到適合油田發展的一條“捷徑”：以河北省企業檔案工作目標管理認定工作為契機，進一步推廣應用中國石油檔案管理係統（以下簡稱檔案係統），不斷加快檔案數字化建設，檔案信息化建設全麵推進，油田檔案工作整體水平顯著提高。

    一、加強檔案數字化硬件設施設備建設

    2010年投資新建檔案大樓，麵積達1836平方米，檔案庫房全部安裝智能型密集架，按國家標準配備檔案專業消防與安防設備設施，庫房滿足“八防” 管理要求，檔案保管與辦公環境得到改善，實現庫房、辦公室、閱覽室“三分開”。以河北省企業檔案工作目標管理認定工作為契機，積極購置掃描儀、照像機、大容量存儲設備，同步升級檔案專用計算機、打印機、複印機等，為檔案數字化建設奠定了雄厚的物質基礎。

    二、積極開展認定工作，建立全宗卷，健全台賬

    2013年，油田申報河北省企業檔案目標管理認定“六星”級。依據相關標準收集整理佐證材料4方麵73冊，建立全宗卷8類150餘份資料；為方便查詢利用重新拆裝、整理曆史檔案台賬400餘本，進一步提高了油田檔案工作的規範化與標準化。

    三、靈活應用檔案係統，加速檔案數字化建設

    檔案係統是中石油集團公司在取得一係列信息化建設成果，各信息係統產生大量電子文件的背景下研發而成。係統采用集中部署架構，通過“收集整理”、“檔案保管”和“檔案利用”3個模塊，實現檔案收集、利用與保管的網絡化管理；通過“電子文件歸檔”模塊，實現電子文件的全麵收集與保管；實現OA係統的自動歸檔；實現檔案管理由後端、局部、輔助性管理，發展成為對檔案資料信息的前端控製和全程管理。油田結合自身檔案管理特點，積極推廣並靈活應用檔案係統，全麵加速了檔案數字化建設。

    1.發揮檔案與信息合力，加快館藏檔案數字化建設。館藏檔案數字化是指對傳統紙質檔案通過掃描、數碼相機或錄入等手段轉換為計算機可以識別和處理的數字化信息，存儲在計算機存儲設備。油田發揮檔案與信息合力，確保檔案數字化、電子文件掛接、數據整理遷移等工作的有效開展和順利實施。結合油田自身實際製定出合理的總體規劃和實施方案，投資數百萬元，按照整體規劃、分步實施、以需促建、突出利用的原則，有計劃、有重點、有步驟地進行。目前除小部分業務檔案外，館藏檔案已全部實現數字化，為檔案數字化建設提供了主要的數字化信息資源。

    2.以檔案係統為平台完善檔案數據庫。

    （1）及時完成館藏數字化檔案遷移工作。檔案係統提供曆史檔案遷移功能，通過數據整理、數據導出、數據校驗和數據導入4個步驟完成。油田以檔案係統為平台，將數字化完成的部分全部遷移至係統中，實現新舊係統的數據統一。

    （2）建立檔案數字化信息資源庫。數字化檔案資源是數字檔案館建設的核心。如果沒有數字檔案資源，再好的檔案管理係統也是“無源之水”。油田不斷深化完善檔案係統的應用，經過近4年的努力，檔案係統已經成為油田九大類檔案集成化的數字化信息資源庫。這些數字化檔案信息通過檔案係統提供靈活的檔案查詢係統，已經成為油田利用網絡資源為用戶提供服務的重要來源。

    （3）注重加強電子文件的收集。以推廣檔案係統為契機，明確電子文件必須歸檔的要求。通過檔案係統“應用管理”權限實現係統中歸檔流程的統一設定，有效確保除管理類與會計類檔案外，其它各類別檔案均采用標準歸檔流程，即紙質檔案對應的電子條目必須經過歸檔部門與檔案部門領導兩級審核後，才能進行檔案條目的提交與歸檔工作。同時，電子條目在線審核環節，檔案人員將電子文件是否上傳作為審核重點。既定流程與審核環節的設定，從係統源頭保證了電子文件的全麵收集。同時為日後館藏檔案數字化工作的持久戰掃除障礙。數字化檔案信息在檔案的現代化管理、使用和傳播等方麵發揮著重要的作用，是建立數字檔案館的基礎和前提。

    3. 利用檔案係統構建檔案數字化信息資源應用平台。